دستور العمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده های قضایی

دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی
مصوب 1385,08,21

مقدمه:
برابر اصل 159قانون اساسی، دادگستری مرجع رسمی رسیدگی به تظلمات و شکایات است و در عصر حاضر، رایجترین شکل رسیدگی به تظلمات و شکایات در قالب اسناد، اعم از رسمی، عادی و دولتی و غیردولتی صورت می‌گیرد. خصوصاً جایگاه و نقشی که اسناد در نزد مراجع قضایی دارند، امر نگهداری صحیح و حفاظت از آنها، اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند. براین اساس بر مسؤولان، مدیران، قضات و کارمندان قوه قضائیه که به نحوی به اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضائی دسترسی دارند، لازم است تا در هر شرایطی در حفظ آنها دقت و تلاش کنند. رعایت مقررات مذکور در هر یک از مراکز قوه قضائیه یا محاکم قضایی موجب صیانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی خواهد بود. هدف از تهیه این دستورالعمل، ایجاد وحدت رویه به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، جلوگیری از سرقت یا فقدان اسناد و مدارک و دسترسی غیرمجاز افراد و عدم انتشار و افشای اسرار پرونده‌های قضایی درجهت حفظ حقوق اشخاص است.

فصل اول
اقدامات و تدابیر حفاظتی پیرامون اسناد، اسرار و اطلاعات و ادله پرونده‌های قضایی

ماده 1– دفترهای مورد استفاده در شعب:
کلیه مراجع قضایی مطابق مقررات مربوط باید دارای دفاتر گوناگون از جمله دفتر ثبت عرایض، دفتر ثبت لوایح، دفتر اندیکاتور، دفتر اوقات ، دفتر اموال مرتبط با پروند، دفتر ارسال و مراسلات ، دفتر مخصوص زندان و بازداشتی‌ها باشند و به ترتیب شماره و تاریخ، اقدام کنند و تا آخرین صفحه سفید آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلم خوردگی، محو، الحاق یا کشیدن ورق یا سیاه کردن اوراق خودداری ورزند.

تبصره – درصورتی که هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهی رخ دهد با خط نازکی در هامش آن، مطلب صحیح را درج و از محو کردن اشتباه به وسیله لاک و غیره خودداری شود.

ماده 2– ثبت پرونده:
با وصول پرونده، بایگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست یا ثبت درخواست ثبت کند و برای اقدام قانونی به نظر مدیر دفتر برساند. پس از صدور دستور قانونی از سوی شعبه و یا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعیین وقت برای بایگانی به بایگان تسلیم شود. بایگان با توجه به کلاسه پرونده و سال باید پرونده را بایگانی کند.

ماده 3– ارائه رسید:
پس از وصول دادخواست اعم از نخستین، تجدید نظر و فرجام یا درخواست تجدید نظر، مدیر دفتر یا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پیوست رسید بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پیوست کند.
همچنین مدیردفتر یا جانشین وی باید کلیه اصول اسناد و لوایح و گزارشهای رسیده را پس از ملاحظه قاضی و اخذ دستور، فوراً با رعایت ترتیب از حیث تاریخ ورود در دفتری که برای ثبت آنها معین است، ثبت و رسیدی که مشتمل بر شماره ثبت، تاریخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسلیم کننده بدهد.

ماده 4– برگ شماری پرونده:
کلیه اوراق و اسناد و لوایح و گزارشها باید پس از ثبت، از سوی بایگان برگ شماری شود و شماره آن در ظهر هر برگ قید و با درج مشخصات به امضای وی برسد. اوراق مذکور باید به ترتیب شماره و تاریخ وصول با نظم و تربیت [ترتیب] به پرونده الصاق شود.

ماده 5– حفاظت از اسناد و مدارک مورد ادعای جعل و اوراق متعلق به متهم: در صورت وجود اسناد مورد ادعای جعل و اوراق و نوشته های متعلق به متهم که از محل بازرسی بدست آمده است، باید پس از دستور کتبی قاضی پرونده تا تعیین تکلیف نهایی و صدور حکم قطعی به صورت لاک و مهر شده در گاوصندوق نگهداری و مراتب این موضوع در پرونده درج شود.

ماده 6– نحوه تنظیم صورت مجلس آلات و ادوات مرتبط با پرونده‌های قضایی: تا تعیین تکلیف اشیاء و اموال مرتبط با پرونده‌های قضایی از سوی مقام قضایی، باید پس از درج شماره کلاسه بر اشیاء و اموال فوق، صورت مجلسی در دو نسخه متضمن مشخصات هر یک از اموال و اشیاء برحسب نوع، تعداد، میزان، اندازه، شماره سریال و محل نگهداری مطابق فرم پیوست تنظیم، یک نسخه پیوست پرونده و نسخه دیگر به انباردار یا مسؤول نگهداری تحویل شود.
مسؤول انبار یا تحویل گیرنده نیز موظف است مطابق صورت مجلس تنظیمی (فرم پیوست) یک نسخه از برگ انبار را به تحویل دهنده و یک نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.

ماده 7– حفاظت از اسناد سری و محرمانه دولتی:
درصورتیکه پرونده قضایی حاوی اسناد سری و محرمانه دولتی باشد تا زمانی که اسناد فوق، ضمیمه پرونده است طبقه‌بندی آن پرونده، بالاترین طبقه بندی سند محسوب شده و باید مطابق آیین نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه‌بندی شده نگهداری شود و هرگونه اقدامی نسبت به اسناد مذکور از جمله ارسال و مراسلات نیز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذیرد.

ماده 8– شرایط و نحوه نگهداری قبوض (اعم از سپرده، جزای نقدی و….)
قبوض سپرده و سایر قبوض باید نام و نام خانوادگی ذی‌نفع، شماره کلاسه پرونده و شعبه رسیدگی کننده بدون هرگونه قلم خوردگی و لاک گرفتگی توسط مدیر دفتر درج و ضمن تنظیم صورت جلسه در پرونده نگهداری شود.

ماده 9– محل نگهداری دفترها و پرونده‌ها:
محل نگهداری اسناد و اوراق پرونده‌های قضایی باید مطابق ماده 16 «دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقای رفتار سازمانی در قوه قضائیه» ابلاغی از سوی رئیس قوه قضائیه باشد.

ماده 10– نحوه نگهداری پرونده‌ها:
پرونده‌ها باید در فایلها و کمدهای دارای قفل مطمئن نگهداری شود و امکان دسترسی مراجعان به آن میسر نباشد و در پایان کار اداری باید در کمدها و فایلها قفل شود، از تکثیر کلید و یا واگذاری آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقود شدن هر یک از کلیدها، قفل آن بی‌درنگ تعویض گردد.

ماده 11– قراردادن پرونده در ردیف:
بایگان موظف است پس از انجام دستور قضایی و یا انجام تکالیف قانونی، بلافاصله هر پرونده را در جای مخصوص به خود ضبط و اکیداً از قراردادن آنها بر روی میز خودداری نماید.

ماده 12– شرایط خروج پرونده:
خارج کردن پرونده از بایگانی و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه باید مطابق ماده 4 «دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین» صورت گیرد.

ماده 13– حفاظت از پرونده‌های حساس و مهم:
کلیه شعبی که به پرونده‌های حساس و مهم رسیدگی می‌کنند بنا به تشخیص قاضی پرونده یا مراجع نظارتی باید با هماهنگی حفاظت و اطلاعات تدابیر حفاظتی بیشتری لحاظ نمایند و پرونده‌های مذکور هم در شعبه و هم در بایگانی راکد باید در فایلها یا صندوقهای رمزدار نگهداری شود.

ماده 14– کنترل پرونده‌ها هنگام جابجایی مدیران دفاتر شعب:
درصورت تغییر محل خدمت مدیران شعب مطابق ماده 3«دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین» عمل شود.

ماده 15– نحوه ارسال پرونده‌های مختومه به بایگانی راکد:
پس از اتمام کلیه مراحل دادرسی و رسیدگی در شعبه مربوط و حصول اطمینان از اینکه هیچ‌گونه اقدام دیگری از جمله ابلاغ دادنامه به اصحاب دعوا، عدم ابلاغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محکومیت کیفری محکوم‌علیه به مراجع ذیصلاح، عدم ابلاغ رفع توقیف از وسیله نقلیه تحت تعقیب یا وصول نامه آزادی متهم از زندان و عدم فک قرار وثیقه متهم و…. وجود ندارد، پرونده‌ها باید به موجب فهرستی که دارای مشخصات اصحاب دعوا، کلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگ شماری انجام شده) که پیوست می‌باشد به بایگانی راکد ارسال و رسید اخذ شود.

ماده 16– نحوه اقدام از سوی بایگانی راکد:
پس از وصول پرونده و ارائه رسید، بایگان موظف است آن را به ترتیب شماره و سال و تاریخ در ردیف خود ثبت و بایگانی کند.

تبصره پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی می‌باشد باید مطابق بالاترین طبقه‌بندی سند، وفق آیین‌نامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب سال 1354» حفاظت و نگهداری شود.

ماده 17– شرایط حفاظت فیزیکی بایگانی راکد:

1/17 – محل استقرار بایگانی راکد نباید در کنار مکانهای پر ترددی مثل نمازخانه، غذاخوری، تأسیسات حرارتی، برودتی و …. باشد و حتی الامکان باید در طبقات تحتانی انتخاب شود و با نصب تابلوهای هشدار دهنده و موانع فیزیکی مناسب از ورود افراد غیر مجاز به محل فوق جلوگیری به عمل آید.

2/17 – دارای روشنایی و هوای مناسب باشد به گونه‌ای که از تابش مستقیم نور آفتاب بر روی پرونده‌ها، رطوبت و حرارت زیاد و حشرات موذی که باعث پوسیدگی و از بین رفتن تدریجی اسناد و مدارک می‌شود، به دور باشد.

3/17 – کلیة منافذ و راههای ورودی پنهانی به طور کامل مسدود شود.

4/17 – دارای دستگاه اعلام حریق و کپسولهای اطفای حریق (به تعداد مناسب و کافی) باشد.

5/17 – از انباشتن اجناس و موادی که در ارتباط با وظایف اصلی بایگانی نیست اجتناب شود.

6/17 – محل بایگانی علاوه بر استحکام کافی درهای آن، باید دارای قفل سوئیچی با ضریب امنیتی بالا باشد.

7/17 – سیم کشی برق، لوله های گاز، لوله های آب، دودکشها باید مرتباً از نظر ایمنی کنترل شوند.

8/17 – کلید ورودی بایگانی باید محدود و تنها در اختیار مسؤول و جانشین بایگانی باشد و از تکثیر آن و همچنین از سپردن کلید به افراد غیر مجاز و گذاردن آن در محلهای قابل دسترسی خودداری شود.

فصل دوم
شرایط دسترسی به اسناد و اطلاعات و ارسال و مراسلات پرونده‌های قضایی

ماده 18– شرایط ملاحظه پرونده‌های قضائی توسط وکلا، کارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پرونده‌های قضائی توسط وکلاء، کارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرایط ذیل و رعایت تبصره ماده 128 و ماده 190 «قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری» امکان پذیر است:

1/18 – تقاضای کتبی متقاضی باید به نظر قاضی برسد و با دستور کتبی وی باشد.

2/18 – هویت و سمت متقاضی قبلاً احراز شده باشد.

3/18 – پرونده برگ شماری شده باشد.

4/18 – ملاحظه پرونده در حضور قاضی یا مدیر دفتر یا اعضای دفتری صورت پذیرد.

5/18 – در خاتمه ملاحظه، گواهی خاتمه دسترسی تکمیل و ضمیمة پرونده شود.

6/18 – تحویل دهنده از اعاده پرونده با تمامی اوراق و ادله و مدارک تحویلی اطمینان حاصل نماید و ذیل گواهی خاتمه دسترسی را تائید کند.

تبصره پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا یا کارشناس یا وکیل پرونده بنا به تشیخص قاضی پرونده ضروری باشد در ذیل گواهی خاتمه دسترسی، ملاحظه اسناد مذکور درج شود.

ماده 19– شرایط اخذ رونوشت اوراق پرونده‌های قضایی:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت جلسه‌های آن باید با رعایت مقررات قانونی از سوی طرفین پرونده و زیر نظر مستقیم مدیر دفتر، پس از احراز هویت متقاضی صورت گیرد و پس از تحویل رونوشت اوراق ذیل درخواست متقاضی از وی رسید گرفته شود.

ماده 20– موارد ممنوعیت ارائه رونوشت:

1/20 – ارائه تصویر و یا رونوشت اسناد و مدارکی که نسبت به آنها ادعای جعلیت شده مادام که به موجب حکم قطعی نسبت به آنها تعیین تکلیف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه که در این صورت در حاشیه آن باید تصریح شود که نسبت به این سند ادعای جعلیت شده است.

2/20 – ارائه تصویر یا رونوشت اسناد سری و محرمانه دولتی و یا اسناد و مدارکی که در آن مسائل اخلاقی و اسرار خصوصی اشخاص ذکر شده است و یا برخلاف عفت عمومی است و یا پرونده در مرحله تحقیقات مقدماتی باشد ممنوع است.

3/20 – ارائه رونوشت یا تصویر دادنامه پیش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.

ماده 21– ممنوعیت انتشار و افشای جریان رسیدگی و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:
مطابق مواد 103 و 128 و تصره آن و 188و 225 قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده، حضور اشخاص غیر مجاز، انتشار و افشای جریان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غیرعلنی دادگاه و تحقیقات مقدماتی، مصاحبه و اظهار عقیده درخصوص برائت یا مجرمیت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پرونده‌های قضایی درحضور اشخاصی فاقد سمت و صلاحیت در محل کار و خارج از محل کار ممنوع است.

ماده 22– حفاظت از سوابق محکومان:

1/22 – هنگام معرفی متهمان به زندان باید از فرمهای مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/1مورخه 17/2/1380 ابلاغ شده از سوی رئیس قوه قضائیه به همراه زندانی یا دادنامه قطعی یا غیرقطعی ارسال شود و در صورت محکومیت قطعی به حبس یا محرومیت از حقوق اجتماعی یا حد، حداکثر ظرف یک ماه مراتب پس از تکمیل فرم مربوط به اداره سجل قضایی ارسال شود. همچنین مطابق بخشنامه شماره 1353/79/1 مورخه 7/2/1379 ابلاغی رئیس قوه قضائیه نسخه‌ای از کلیة احکام و تصمیمات قطعی علیه مدیران اجرایی کشور به سازمان بازرسی کل کشور ارسال گردد.

2/22 – کلیة شعب باید دارای دفتر مخصوص ثبت اسامی زندانیان باشند و نیز کلیه پرونده‌های زندانی‌دار باید دارای برچسب و علامت زندانی‌دار باشد.

3/22 – قضات اجرای احکام یا قضات دادگاه رسیدگی کننده به پرونده در صورت اعزام و یا دستور آزادی متهم یا محکوم علیه باید از انتقال یا آزادی متهم یا محکوم علیه کتباً اطمینان حاصل کنند.

ماده 23– شرایط واگذاری اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضایی به سازمانها و مؤسسات دولتی:
ارائه هرگونه اطلاعات و اسناد پرونده‌های قضایی به سازمانها و مؤسسات دولتی به استثنای مواردی که قانون مشخص نموده، ممنوع است.

ماده 24– شرایط واگذاری پرونده‌های قضایی برای انجام تحقیقات به ضابطان:

1/24 – ارسال اصل اسناد و مدارک پرونده‌های قضایی به مراجع انتظامی و سایر ضابطان ممنوع است و در مواردی که بدون ملاحظه اسناد و مدارک انجام وطیفه برای ضابطان مقدور نباشد باید بدل پرونده تهیه و به مرجع مزبور تحویل شود و پرونده در وقت نظارت قرار گیرد.

2/24 – بدل پرونده توسط مدیردفتر یا جانشین وی با تهیة کپی از تمام صفحات یا اوراق مهم پرونده صورت می‌گیرد.

ماده 25– اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:

1/25 – هنگام ارسال پرونده به مراجع قضایی، مدیران دفاتر باید آن را برگ شماری نموده پس از تهیه بدل، طی مکاتبه‌ای که حاوی تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشانی کامل و صحیح فرستنده و گیرنده آن را لاک و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مکاتبه نیز به عنوان سابقه نگهداری شود.

2/25 – هنگام ارسال پرونده به مراجع قضایی و نظارتی باید به نحوی اقدام شود که موجبات اطاله دادرسی و یا بلاتکلیفی زندانی را فراهم نسازد.

3/25 – در زمان ارسال کلیه پرونده‌های حساس و مهم پس از تهیه بدل پرونده باید از پلمپ‌های یک بار مصرف که دارای شماره سریال و عنوان دستگاه در روی آن درج شده باشد، استفاده و توسط پیک ارسال شود.

4/25 – ارسال اشیای حجیم باید درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق سایر لفافهای بسته بندی شود.

5/25 – درصورت هر گونه تغییر و یا دستکاری،‌ بی‌درنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.

ماده 26– خروج پرونده از اتاق بایگانی:
کلیة پرونده‌های قضایی باید دارای کارتکس جایگزین باشد و درصورتی که پرونده به هر دلیلی از اتاق بایگانی خارج شود مسؤول بایگانی موظف است کارتکس مذکور را تکمیل و جایگزین پرونده مربوط سازد.

ماده 27– نظارت بر ارسال پرونده از طریق سیستم پستی:
پرونده‌هایی که از طریق پُست (ترجیحاً پست قضایی) ارسال می شود، باید با تمهیدات حفاظتی متمایز نسبت به سایر محموله‌های پستی صورت گیرد و از سوی حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبه‌ای نسبت به روند ارسال و مراسلات مذکور صورت پذیرد.

ماده 28– ارسال پرونده به ماشین نویسی:
ارسال پرونده به ماشین نویسی به منظور تایپ دادنامه و سایر مکاتبات ممنوع می باشد.

ماده 29– نحوه تنظیم صورتجلسات:
کلیه صورتجلسات باید مطابق ماده 158 «قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری» تنظیم و از نوشتن بین سطور و تراشیدن کلمات، امتناع و ذیل کلیه صورتجلسات به امضای قاضی پرونده- با ذکر مشخصات وی- و امضای اشخاص مورد تحقیق برسد.

فصل سوم :
وظایف و مسؤولیتها

ماده 30– وظایف قضات و مدیران دفاتر شعب و رؤسای واحدهای قضایی:

1/30 – مسؤولیت نظارت بر کلیه کارکنان شعبه درخصوص رعایت مقررات حفاظتی پیرامون اسناد، اطلاعات و پرونده‌های قضایی برعهده رئیس شعبه یا قاضی مربوط می‌باشد.

2/30 – رؤسای واحدهای قضایی در راستای اجرای دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همکاری با حفاظت و اطلاعات می‌باشند.

3/30 – مدیر دفتر شعبه موظف است بر عملکرد منشی دادگاه و بایگان شعبه و سایر کارکنان در خصوص نحوه تنظیم و نگهداری کلیه دفاتر از جمله دفتر تعیین اوقات، ثبت دادنامه، ثبت لوایح، ثبت عرایض، اندیکاتور و …. و وضعیت اوراق و اسناد و پرونده ها، مهرها و سایر مدارک نظارت نماید.

4/30 – هرگونه فقدان، سرقت و اختفای اوراق و پرونده ها باید بلافاصله به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.

5/30 – مسؤولیت ایجاد امکانات و تأمین تجهیزات به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، مدارک و پرونده ها از وظایف رؤسای واحدهای قضایی می باشد.

ماده 31– وظایف حفاظت و اطلاعات:
به منظور نظارت برحُسن اجرای این دستورالعمل، حفاظت و اطلاعات موظف است:

1/31 – به صورت نوبه‌ای یا حداقل یک نوبت در سال از اقدامات تأمینی در جهت حفظ اسناد و مدارک و ادله و اطلاعات، از کلیه دفاتر شعب با هماهنگی رؤسای مراجع قضایی بازرسی نموده و از نتیجه کار، گزاش تهیه کند.

2/31 – در صورت تخریب، ربوده شدن، مفقود یا معدوم شدن اسناد، اوراق و دفاتر و پرونده ها در نتیجه اهمال و سهل‌انگاری، حفاظت و اطلاعات مربوطه موظف است در این خصوص تحقیق لازم معمول و متخلف یا متخلفان را به مراجع ذیصلاح معرفی کند.

3/31 – پیگیری و تحقیق در مورد تخلفات حفاظتی و جرایم و معرفی متخلف یا مجرم به مراجع قانونی ذیصلاح.

4/31 – نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان و توجیه آنان با همکاری رؤسای واحدهای قضایی.

5/31 – اعمال نظارت بیشتر در خصوص کارمندانی که به پرونده‌های مهم دسترسی دارند.

ماده 32– بودجه دستورالعمل:
بودجه موردنیاز برای اجرای این دستورالعمل ظرف یک ماه از ابلاغ آن، توسط مرکز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوی معاونت اداری- مالی قوه قضائیه تأمین و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهای قضایی مربوط هزینه خواهد شد.

ماده 33– این دستورالعمل شامل 1 مقدمه و 33 ماده و 3 تبصره در تاریخ 21/8/1385 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسیده است.

منبع سایت صلح