وقتی یک مجموعه آپارتمان طی مدت زمان مشخص بین چند شریک مشاعی ساخته و آماده بهرهبرداری میشود، نکته حائز اهمیت چگونگی استفاده و بهرهبرداری مالکین از آنها میباشد که ضوابط و مقررات قوانین و رعایت عرف خاص خود را دارد. پس از اخذ گواهی مالیاتی ملک و گواهی پایان کار ساختمان، لزوماً باید سهام اختصاصی مالکان واحد مورد نظر هر یک از نفرات با ملزومات و ملحقات آن مشخص و تکلیف مشاعات از جمله حیاط، راهپله، پشت بام، اتاق سرایداری، ورودی ها، خروجی و انشعابات کنتورها مشخص شود.
لازم است بدانید صورتمجلس تفکیکی که از اداره ثبت املاک و اسناد منطقهای که ملک در آن واقع شده است و گواهی مالیاتی اداره امور مالیاتی منطقه و گواهی پایان کار ساختمان از شهرداری محل صورت میگیرد.
اشخاص تقسیمکننده هم مالکان معین و مشخص مشاع ملک میباشند که هر کدام به قدرالسهم مشخص مالک مشاعی ملک بودهاند و آنچه به عنوان نتیجه تقسیم آپارتمانها بدست میآید، سهم هر یک از مالکان مشاع، به صورت قانونی تقسیم و مجزا میشود. برای نمونه وقتی تمام شش دانگ یک دستگاه آپارتمان به همراه پارکینگ و انباری با عرصه و سایر مشاعات و مشترکات طبق قانون تملک آپارتمانها و آییننامه اجرایی آن در سهم اختصاصی یکی از مالکین مشاع قرار میگیرد.
هرچند باید دقتنظر داشته باشیم تقسیم باید به عرصه کل ملک به مساحت متر مربع مشخص و معین با حیاط به متراژ تعیین شده و موجود در صورت مجلس تفکیکی انجام شود، همچنین در صورت موجود بودن حیاط خلوت و اینکه کدامیک از مالکین حق دسترسی و استفاده از آن را دارند که به تبع هزینههای نگهداری آن را نیز بایستی متقبل شوند، موثر است. واحد سرایداری آن نیز از قسمتهای مشترک و مشاعی مجموعه آپارتمان میباشد که سرایدار و خانواده اش در آن زندگی میکنند و به تبع موارد استفاده از گاز، آب و برق و مخابرات نیز جزء هزینههای مشترک مالکین میباشد. وجود باغچه و پارک کوچک در حیاط نیز با تشریک مساعی مالکین ایجاد و شرایط حفظ و نگهداری و هزینههای مصروفه آن مشخص و معین میشود.
راهپله و پشتبام در تقسیمات جزو مشترکات و مشاعات همه واحدها میباشد که امکان دسترسی برای قرار دادن کولر و آنتن در پشتبامها و قراردادن کلید ورودی پشتبام به همه مالکین از ملزومات و ضروریات است.
نحوه نصب و عبور شبکههای برق، لولههای آب و فاضلاب، لولههای گاز و کانالهای کولر و رعایت حقوق ارتفاقی مالکین، طبق قانون تملک آپارتمانها و آییننامه اجرایی آن میباشد.
همچنین حتما باید در مورد مشترکات در تقسیمنامه قطعات تفکیکی به قطعه اول و آخر به تفصیل آوردهشود. برای نمونه کف با سقف زیرزمین برای طبقه اول و سقف با طبقه فوقانی مشترک تا دست آخر که کف با سقف طبقه تحتانی مشترک میباشد. در تقسیم حدود ملک نیز تعیین شود از شمال به کدام قطعه و از شرق به کدام قطعه و شرق و غرب آن دقیقا مشخص شود.
مالکان هم در مورد حدود پارکینگها و انباریها و هرگونه تفاوت ارزش و مرغوبیتهای احتمالی در مورد تقسیم نسبت به سهم اختصاصی خود در مقابل یکدیگر مصالحه مینمایند همچنین مالکان مجتمع به همدیگر اجازه، اختیار و وکالت میدهند که اگر در تنظیم صورتمجلس تفکیکی و در تنظیم تقسیمنامه فی مابین احتمالاً اشتباه و سهو قلمی اتفاق افتاده باشد، نسبت به رفع آن با تنظیم و امضای اسناد بدون اینکه در ماهیت تقسیم خللی وارد شود، اقدام نمایند.